필수 보존기간을 지켜야 하는 법정 문서, 증명서, 서류 보관 이렇게!

 

회사나 여러 기관에서 사용하는 각종 서류 및 증명서!
이런 서류나 증명서 중에 법적으로 보존 기관이 명시되어 필수로 보관해야 하는 서류들도 있습니다.
오늘은 문서보관 관련 정보와
중요서류 보관을 해결할 수 있는 프라이빗한 장소까지 함께 알아볼게요👍

필수 보존 기간을 지켜야 하는
법정 문서, 증명서, 서류 보관 이렇게 해보세요.

1. 문서의 보존 기간

일반적으로 문서 보존 기간은 법적으로 보존 기간이 명시된 문서와
법적 의무와 관계없이 활용도에 따라 보존 기간이 정해지는 문서로 나눌 수 있어요.
법정문서 보존 기간에 해당하는 문서는 당연히 그 기간에 맞게 보관해야 하고
그 이외의 문서는 활용 가치를 분석하여 보존 기간을 조정합니다.


대표적인 법정문서의 보존 기간으로는

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상업장부, 회계장부, 재무상태표 - 10년
영수증, 세금계산서, 지출증빙서류, 재무제표, 손익계산서 - 5년
근로계약서, 임금대장, 인사 관련 서류 - 3년

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이렇게 있으며 이 밖에서 여러 근거법령에 따라 필수보존기간 지켜야 하는 법정 문서들이 있습니다.

2. 문서 보관 시 보안

문서를 보관함에 있어서 가장 중요한 것은 바로 보안 유지일 것입니다.
보존 기간이 경과되어 폐기를 할 때까지 위조, 분실, 훼손, 도난되는 일이 없도록 해야하며
내용 유출을 막기 위해 보안에 신경쓰고 주의를 기울여야 합니다.

3. 활용 가치는 적어졌지만 보존 기간이 남아있는 문서의 보관은?

활용 가치가 적어져 들여다 볼 일이 거의 없지만
보존 기간이 남아있어 폐기할 수도 없는 문서보관은 어떻게 해야할까요?
이런 서류들이 쌓이게 되면 사무실 공간이 좁아져
활용 가치가 높은 서류, 자료의 보관이 어려워질 수 있습니다.


이럴 때 금고처럼 철저한 보안 속에서 관리되며 보관 환경도 쾌적한 장소가 있다면?

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특히 서류나 증명서를 보관하며 가장 신경쓰이는 보안!
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